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Sie wissen: Wir leben und lieben SAP. Was wir sonst für unsere Kund:innen machen, haben wir bei uns selbst auch durchexerziert: der Umzug auf SAP S/4HANA. Es war eine lange, aber auch lustige Reise – und wir wollen Sie in einer kleinen, mehrteiligen Serie daran teilhaben lassen. Heute Episode 1, Discover & Prepare.

Erst vor kurzem haben einige unserer Kolleg:innen eine neue SAP Zertifizierung erhalten: 10Steps2S4. Das wollten wir zum Anstoß nehmen um unsere eigene SAP S/4HANA Reise zu erzählen. Im Dezember 2022 sind wir angekommen in der Welt von SAP S/4HANA. Wir selbst, als SRB. Als kleiner, mittelständischer IT-Dienstleister haben das getan, was wir unseren Kunden empfehlen und auf die neue Plattform der Walldorfer Softwareschmiede gewechselt.

Dabei begann unsere Reise im November 2021 so, wie viele unserer Projekte beginnen, nämlich mit fünf kleinen Worten: „Christian, hast Du kurz Zeit?“ Diese Worte kamen aus dem Mund einer unserer Geschäftsführer, Lorenz Juen. Er hatte eine Idee, und im Gespräch stellte sich schnell heraus, dass es nun auch für uns an der Zeit war, von SAP ECC 6.0 auf SAP S/4HANA umzustellen.

Genug Erfahrung damit und mit der Plattform selbst hatten wir ja mittlerweile seit 2015 bei den vielen Kundenprojekten gesammelt, darunter verschiedenste Kunden wie Polytec oder aber auch ein Großhändler für Tabak oder ein Unternehmen im Bereich Öl & Raffinerie.

Discover – Analyse im Kleinen

Der erste Auftrag war – wie für unsere Kunden meist auch – klar: Analyse machen. Dazu stimmte ich mich mit meinem Kollegen Herwig Stecher bezüglich neuer Hardware und der technischen Umstellung ab.

An diesem Punkt hätten wir mit dem Kunden einen „Discovery Workshop für SAP S/4HANA“ gemacht bzw. angeboten. Dieser aber fiel bei uns aus, da der Umfang unserer IT im Vergleich zu so manchem Großkonzern überschaubar war und die Ziele der Umstellung im Großen und Ganzen schon feststanden.

Grundsätzlich ist das Ergebnis eines solchen Workshops die Definition der strategischen Ziele einer Umstellung und die Erarbeitung einer Roadmap. Dabei werden im Rahmen einer Ist-Analyse die Geschäftsprozesse, Systeme und Daten analysiert, um den aktuellen Zustand zu verstehen und herauszufinden, wo die Herausforderungen und die Verbesserungspotentiale einer Umstellung liegen.

Meistens hilft eine Aufstellung der Betrachtungsobjekte in Form einer Mindmap, um herauszufinden, was der Umfang des Projektes sein wird. Wie es bei uns war, seht Ihr in folgender Grafik:

Abbildung Betrachtungsobjekte SAP S/4HANA @ SRB

Prepare: Wir sind dann mal so weit

Deutlich aufwändiger und umfangreicher jedoch gestaltete sich der nächste Schritt auf unserem Weg. Ein erster Readiness Check wurde von Martin Kasper, Customer Innovation Management, durchgeführt – unerlässlich bei einem SAP S/4HANA Projekt. Drei Phasen gilt es dabei zu durchlaufen:

1) Die Vorbereitung

Hierbei geht es darum Hinweise einzuspielen. Hinweise stellen das SAP-Standardwerkzeug für Programmkorrekturen dar und beschreiben, wie bekannte Fehler in SAP-Systemen behoben werden können. Dabei sehr hilfreich ist die Transaktion SNOTE, der Hinweis-Browser. Am wichtigsten dabei sind und waren auch bei uns die Hinweise

• 2502552 - S4TC - SAP-S/4HANA-Konvertierung und Upgrade neuer Vereinfachungselementprüfungen
• 2913617 - SAP Readiness Check für SAP S/4HANA

Je nach Patchlevel des Systems kann dies mehr oder weniger aufwändig werden. „Da muss man sogar Hinweise ausbauen, damit man neuere einspielen kann“, war von Martin Kasper zu hören.

2) Durchführung

Je nach Umfang und Systemgröße kann die Laufzeit variieren. Deshalb sollte dies in einer buchungsfreien Zeit eingeplant werden. Das Ergebnis des Readiness Checks wird in eine ZIP-Datei runtergeladen und im SAP Support Launchpad hochgeladen.

3) Auswertung

Die Kernfrage, die sich bei der Auswertung stellt: Was beinhaltet der SAP Readiness Check für SAP S/4HANA Migrationen?

Der SAP S/4HANA Readiness Check ist ein Tool, das von SAP entwickelt wurde, um zu überprüfen, ob Ihr aktuelles ERP-System bereit für die Migration zu SAP S/4HANA ist. Mit diesem Check werden verschiedene Aspekte wie Geschäftsdaten, -prozesse sowie Programme in Ihrem System analysiert, um notwendige Anpassungen zu identifizieren.

Der SAP S/4HANA Readiness Check umfasst mehrere grundlegende Prüfungen, darunter:

• Simplification Items: Eine Liste von Objekten, die unter SAP S/4HANA entweder verändert wurden oder nicht mehr vorhanden sind.
• Sizing: Die Berechnung des erforderlichen Datenbankspeichers für das SAP S/4HANA-System.
• Integration: Die Überprüfung aktiver IDoc-Schnittstellen und Extraktoren.
• Custom Code Check: Die Überprüfung kundenspezifischer Entwicklungen.
• Business Process Discovery: Eine Analyse der in Ihrem System vorhandenen Prozesse. Mithilfe mitgelieferter KPIs werden Potenziale oder Schwachstellen in Ihrem System aufgedeckt.
• Add-Ons: Die Überprüfung von Erweiterungen von Drittanbietern.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, weitere Prüfungen wie eine Analyse von Finanzdaten oder Geschäftspartnern in den SAP S/4HANA Readiness Check einzubeziehen.

Im Zuge des Readiness Checks konnten die relevanten Objekte identifiziert werden, auf die in der Umstellung geachtet werden musste. Bei uns umfasste dies die Umstellung auf Business Partner (CVI), neue Anlagenbuchhaltung bis hin zu Anpassungen unseres Custom Codes.

Ein wichtiges Ergebnis aus dem Readiness Check war auch die Aussage, ob es sogenannte „Showstopper“ im bestehenden System gibt. Das können beispielsweise AddOns sein, die nicht deinstalliert werden können. Weitere Informationen über die vorbereitenden Tätigkeiten für den SUM konnten den PreCheck Report „/SDF/RC_START_CHECK“ entnommen werden.

Und noch mehr Vorbereitung

Wer glaubt, dass es das schon war, sieht sich getäuscht. Im nächsten Schritt ging es darum die richtigen Leute für das Projekt zu finden und ein kompetentes Kernteam zusammenzustellen. In einem Haus voller Consultants hatten wir die Qual der Wahl und die Möglichkeit, ein Team mit der „Crème de la Crème“ der SRB-Beraterlandschaft aufzustellen. Oder anders gesagt ein Team mit den Mitarbeiter:innen zusammenzustellen, die das System und die Prozesse am besten kennen.

Um ein wenig Namedropping zu betreiben: Unter diesen Beraterkolleg:innen waren unter anderem Thomas Meizer, Michael Breiner, Lorenz Juen, Norbert Leimgruber, Herweig Stecher, Andreas Kasper und Ursula Zanitzer zu finden. Unterstützt wurden sie von Veronika Wolfgruber und Manuel Bogner.

Um die Expertise all dieser SAP-Profis zu erhalten, hatten wir uns auf Grund unterschiedlicher Verfügbarkeit und Zeit entschieden, Einzelinterviews durchzuführen, aufgeteilt in die folgenden Bereiche: Hardware & SAP Basis, Prozesse, Custom Code, Reporting und Schnittstellen. Dabei wurde der Umfang des aktuellen Systems sowie die Tätigkeitsfelder, bei denen im Zuge der Umstellung etwas getan werden muss, erarbeitet und festgelegt.

Weiters hat sich auf Grund der zu bearbeitenden Themenbereiche ein Projektteam geformt, dass sich je nach Phase änderte bzw. aufgrund spezieller Expertisen angepasst wurde:

Der Vollständigkeit halber darf nicht vergessen werden, dass ein Teil der Prepare Phase auch eine Pre-Study ist, die es erlaubt, sich den Transformationsweg, Scope und Projektplan genauer anzusehen.

Brownfield, Greenfield oder doch Hybrid? Die Qual der Wahl auch bei uns

So wie allen anderen Kunden auch standen wir vor der Qual der Wahl und der Entscheidung, welcher Weg zu SAP S/4HANA wohl der passende für uns sein würde. Da Greenfield einer Neueinführung entspricht, wären Ressourcen wie Kosten, Zeit & Umfang gerade für ein Unternehmen wie das unsere hoch.

Ähnliches gilt für Hybrid. Der hybride Umstieg erfolgt auf einem Shell System und ist vor allem für große Unternehmen und globale Systemlandschaften mit Buchungskreisen und Werken im 2 bis 3-stelligen Bereich interessant. Es handelt sich hierbei auch um die teuerste Variante, da spezialisierte Services von SAP oder von SAP-Partnern erforderlich sind.

Übrig blieb also Brownfield. Brownfield ist die schnellste, wirtschaftlichste und einfachste Möglichkeit für einen Umstieg auf SAP S/4HANA. Zu berücksichtigen dabei sind speziell die Vorarbeiten mit Simplifizierung, Archivierung und Custom-Code-Bereinigung. Aufgrund der überschaubaren Stammdaten bei uns war auch hier keine Harmonisierung oder Bereinigung notwendig bzw. geplant. Was als einfachste Variante klingt, darf aber nicht unterschätzt werden. Denn Brownfield hat auch Nachteile. So sind keine selektive Umstellung bzw. Systemsplit oder Konsolidierung möglich, und auch Altdaten, die eigentlich nicht mehr benötigt werden, werden im neuen System verbleiben.

Auch wenn es auf den ersten Blick naheliegend erschien, und trotz unserer langjährigen Erfahrung war die Entscheidung für den richtigen Transformationsweg schwieriger als gedacht. Auf der einen Seite stand das Innovationspotenzial, das mit SAP S/4HANA geboten wird – speziell bezogen auf Abbildung von Prozessen, Benutzeroberflächen & Reporting-Möglichkeiten, auf der anderen Seite eine möglichst rasche und kostengünstige Umsetzung des Projekts, mit der Option zu einem späteren Zeitpunkt das komplette SAP S/4HANA Innovationspotenzial zu nutzen.

Welcher Weg sollte es sein? Je nach Abteilung und Interessen waren die Meinungen konträr. Hier war es wichtig für den späteren Erfolg, Diskussionsrunden anzusetzen und all diese Meinungen anzuhören. Schließlich musste zum Schluss eine Entscheidung her, die auch von allen getragen werden sollte. Die Kompromisslösung also: „Jetzt stell ma amal um und später evaluieren wir SAC, die C4C-Anbindung und neues Prozessdesign“, so der Tenor. Brownfield sollte es also sein.

Nachdem das geklärt und entschieden war, haben wir uns natürlich auch den dazugehörigen Transformationsweg in Bezug auf Brownfield-Ansatz genau angesehen:

Im November 2021 waren wir am Ende der Prepare Phase, und unser erster Projektplan für die Migration stand. Wenig überraschend: Dieser sollte sich im Laufe der Zeit noch ändern. Herauszuheben dabei ist, dass wir die Realize-Phase noch unterteilten – zum einem in eine Phase zur Umsetzung der Vorprojekte (EHP8 Upgrade & CVI) und zum anderen in die technische SAP S/4HANA Umsetzung. Wie die Erfahrung aus anderen Projekten ergab, ist Planung sehr wichtig. Überlegungen und Vorbereitungen spiegeln sich im folgenden High-Level Überblick über das Projekt wider. Hier sind die wesentlichen Phasen und wichtigsten Tätigkeiten ersichtlich.

Ein Stück des Weges

Das glorreiche Team, der Transformationsweg, ein Zeitplan sowie die „groben“ Ziele standen damit fest. Ein kleines Stück Arbeit war getan. Damit auch alles in geregelten Bahnen lief und Zeiten eingehalten wurden, wurde nicht nur ein Projektplan erstellt, sondern auch regelmäßige Meetings eingeführt. Jedem und jeder sollte zu jeder Zeit klar sein, was zu tun war.

In die Planung mussten auch andere Faktoren wie Lieferkettenprobleme bei Hardware durch Corona berücksichtigt werden. So fand für uns die geplante Lieferung der Hardware nicht vor April statt – diesen Puffer mussten wir berücksichtigen und einbauen. Um weiteres Risiko zu minimieren war auch eine Phase für Vorprojekte vorgesehen, in der ein Upgrade auf EHP8 und die CVI-Umstellung erfolgte.

Zusammenfassend lag der Fokus in diesen Phasen von der Idee bis zur ersten Planung darin herauszufinden, was der Umfang des Projekts sein würde und wie wir es mit welchen Ressourcen umsetzen können. Dabei war die Analyse der Prozesse wichtig, um den Umfang zu bestimmen. Die Strategie, wie wir es umsetzen, war trotz zahlreicher Diskussionen auf Grund der „Größe des Systems“ am Ende doch relativ klar.

Einen wesentlichen Punkt stellt auch dar, die notwendigen Ressourcen zu sichern und aus den Erkenntnissen vieler die Planung des Projekts zu starten, welche dann in den darauffolgenden Phasen verfeinert wurde. Der Grundstein war also gelegt, bevor dann in den nächsten Phasen, Explore & Realize, wirklich Hand angelegt werden sollte. Aber das beim nächsten Mal.