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Unser Umzug auf SAP S/4HANA war eine spannende Reise. Nachdem wir all unsere Hausaufgaben gemacht hatten, stand jetzt die Prüfung an. Oder besser gesagt: Wir ziehen um. In Episode 3 daher im Mittelpunkt: Die Deploy-Phase.

Die SAP S/4HANA-Reise geht weiter. Wir hatten unsere Hausaufgaben gemacht:  Die Phasen Discover & Prepare sowie Explore & Realize lagen hinter uns. Jetzt wurde es ernst. Umziehen war angesagt. Drei Tage voll unter Spannung. Drei Tage Deployment, die sich gelohnt haben.

Deploy – wir ziehen um

Sodann – wir bereiteten uns also auf den GoLive vor. Ein Termin dafür war rasch gefunden. Schließlich hatten wir ein klares Ziel vor Augen: Das Projekt noch vor Weihnachten abschließen, am besten vor der SRB-Weihnachtsfeier, um dort auf unseren Erfolg anzustoßen. Das letzte November-Wochenende war es also, wo der Umzug stattfinden sollte.

Doch bevor es so weit war, galt es auch noch die vorbereitenden Tätigkeiten in den Cutover-Plan zu übernehmen. Dabei wurde die Vergabe von Berechtigungen, das Durchführen eines neuen Prechecks, Vorbereitung für das neue Produktivsystem, Transporte usw. geplant. Wichtig war es auch, all unsere externen Partner:innen und internen Kolleg:innen über den GoLive zu informieren, da dies bedeutete, dass das System an drei Tagen nicht zur Verfügung stand.

Hier ein kleiner Blick in unser Projektmanagement:

Auch die Schritte für die technische Konvertierung mittels Software Update Manager (SUM) mussten geplant werden. Dabei unterscheidet man eine Online-Phase, wo im Hintergrund schon Aktivitäten für die Umstellung stattfinden, sowie einer Downtime-Phase.

Die Downtime-Phase im Zusammenhang mit SUM bezieht sich auf den Zeitraum, in dem das SAP-System während des Upgrade- oder Update-Vorgangs nicht verfügbar ist. Während dieser Phase werden üblicherweise verschiedene Aktivitäten durchgeführt, die nicht parallel zur normalen Systemnutzung stattfinden können, wie z.B. Datenmigration, Anpassungen von Softwarekomponenten und Tests.

Die Downtime-Phase ist ein kritischer Teil des Upgrade-Prozesses, da sie Auswirkungen auf die Geschäftsaktivitäten haben kann. Daher ist es wichtig, die Downtime so kurz wie möglich zu halten, um Unterbrechungen für das Unternehmen zu minimieren.

Typischerweise werden verschiedene Maßnahmen ergriffen, um die Downtime zu optimieren:

1. Effiziente Planung: Eine detaillierte Planung kann dazu beitragen, die Downtime zu minimieren. Sie hilft, Aktivitäten effizient durchzuführen und potenzielle Probleme im Voraus zu identifizieren.
2. Parallele Aktivitäten: Wenn möglich, werden verschiedene Aufgaben parallel durchgeführt, um die Gesamtdauer der Downtime zu verkürzen. Diese erfordern jedoch eine sorgfältige Abstimmung und Koordination.
3. Leistungsüberwachung: Während der Downtime-Phase wird die Leistung des Systems überwacht, um sicherzustellen, dass alles wie geplant verläuft. Bei auftretenden Problemen können sofort Maßnahmen ergriffen werden, um Verzögerungen zu minimieren.
4. Optimierung der Prozesse: Nach Abschluss des Upgrades werden die durchgeführten Prozesse analysiert, um mögliche Verbesserungen für zukünftige Upgrades zu identifizieren und die Downtime weiter zu minimieren.

Die genaue Dauer der Downtime hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der Größe und Komplexität des SAP-Systems, der Hardware- und Netzwerkinfrastruktur sowie den spezifischen Anforderungen des Upgrades oder Updates.

Für all diese Punkte waren die Learnings aus den Konvertierungszyklen für uns von großer Bedeutung. Unser Bereichsleiter Herwig Stecher hatte sich intensiv damit auseinandergesetzt und eine Vorgehensweise für unsere SAP S/4HANA Umstellung definiert. Entsprechend war er die Ruhe selbst und zuversichtlich, dass der Umstieg klappen würde. Das Einzige, was ihn am Tag der GoLive-Entscheidung kurzfristig aus dem Konzept brachte, war die Frage nach dem Lizenzschlüssel für unser neues SAP S/4HANA System und er diesen nicht fand. Nach kurzer Stille im Meeting konnte ihn jedoch unser Vertriebsleiter Harald Epner beruhigen.

Rechenwesen im Fokus

Im Zuge der Migration von besonderer Bedeutung waren für uns die Daten des Rechnungswesens. Diese planten wir in drei Schritten: Customizing, die Migration von SAP ECC zu SAP S/4HANA sowie nachgelagerte Aktivitäten nach der Migration.

Customizing

Beim Customizing werden verschiedene Schritte unternommen, um sicherzustellen, dass die individuellen Konfigurationen und Anpassungen im alten System auch erfolgreich in das neue System überführt werden. Hier sind einige typische Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Customizing für die Datenmigration im Rechnungswesen:

• Analyse der bestehenden Konfiguration: Zunächst werden die aktuellen Rechnungswesen-Konfigurationen im SAP ECC System untersucht. Dies umfasst die Überprüfung von Customizing-Einstellungen, Geschäftsprozessen, Stammdatenstrukturen, Transaktionscodes und benutzerdefinierten Objekten.
• Anpassung an SAP S/4HANA: Basierend auf den Unterschieden zwischen SAP ECC und SAP S/4HANA wird das Customizing angepasst, um sicherzustellen, dass die Konfigurationen mit den neuen Datenbankstrukturen, Funktionalitäten von SAP S/4HANA kompatibel sind. Dies kann Änderungen an Stammdaten, Transaktionscodes, Geschäftsprozessen und Berichtsstrukturen umfassen.
• Customizing-Übernahme: Dabei werden die bestehenden Customizing-Einstellungen und -Anpassungen in das neue SAP S/4HANA System übernommen. Bei diesem Schritt können auch bereits zuvor angelegte Transportaufträge aus vorangegangenen Konvertierungszyklen ins System übernommen werden. Diese hatte unsere Beraterin Veronika Wolfgruber in vorangegangenen Konvertierungszyklen bereits angelegt.

Das Customizing für die Migration der Rechnungswesen-Daten ist ein kritischer Schritt im Upgrade-Prozess und erfordert eine sorgfältige Planung, Durchführung und Überwachung. Schließlich gilt es sicherzustellen, dass alle individuellen Konfigurationen erfolgreich übertragen werden und das Unternehmen nach dem Upgrade reibungslos weiterarbeiten kann.

Migration

Nach dem Customizing für die Konvertierung des Rechnungswesens werden bei der Migration von SAP ECC zu SAP S/4HANA viele Rechnungswesen-Daten in die neuen Datenbankstrukturen von SAP S/4HANA übernommen, darunter:

1. Allgemeine Buchhaltung (FI):
   1. Buchungsdaten einschließlich Buchungsbelege und Konteninformationen
   2. Stammdaten wie Kreditoren, Debitoren, Hauptbuchkonten, Bankkonten usw.
   3. Offene Posten und Salden aus Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
2. Controlling (CO):
   1. Kostenstellen, Kostenträger und interne Aufträge
   2. Planungsdaten und Budgets
   3. Ergebnisrechnungsdaten wie Kostenarten, Kostenstellenberichte usw.
3. Asset Accounting (AA):
   1. Anlagenstammdaten wie Anlagenklassen, Anlagennummern, Anlagenstandorte usw.
   2. Bewegungsdaten wie Anlagenzugänge, Abgänge, Umbuchungen usw.
   3. Abschreibungsdaten und Buchwerte von Anlagen
4. Bankbuchhaltung und Zahlungsabwicklung:
   1. Bankkontenstammdaten und Transaktionen
   2. Zahlungs- und Einzugsaufträge
   3. Bankauszugsdaten und automatische Zuordnungen
5. Steuerbuchhaltung:
   1. Steuerkonten, Steuerschlüssel und Steuerabrechnungsdaten
   2. Steuerdeklarationen und Umsatzsteuermeldungen
6. Sonstige relevante Daten:
   1. Währungsumrechnungstabellen und -kurse
   2. Berichts- und Analysestrukturen
   3. Benutzerdefinierte Einstellungen und Konfigurationen im Rechnungswesen

Erst nachdem der Migrationsstatus auf „Abgeschlossen“ gesetzt wird, können Benutzer:innen Buchungen vornehmen. Es ist wichtig zu beachten, dass SAP S/4HANA neue Datenbankstrukturen und Datenmodelle einführt, die Optimierungen in Bezug auf Leistung, Datenverarbeitung und Analyse ermöglichen. Während der Migration werden die vorhandenen Rechnungswesen-Daten entsprechend diesen neuen Strukturen transformiert und in die S/4HANA-Datenbank überführt. Dieser Prozess umfasst oft auch die Anpassung von Datenformaten und die Umstellung auf neue Funktionalitäten und Geschäftsprozesse von SAP S/4HANA.

Nach der Migration

Nicht nur nachgelagerte Aktivitäten im Bereich Rechnungswesen, sondern auch in den anderen Bereichen wie Logistik sind hier von Nöten.

Eine weitere, wichtige Aktivität im Cutover-Plan ist die Validierung, ob die Konvertierung der Daten in die neuen SAP S/4HANA Strukturen gemäß den definierten Geschäftsanforderungen erfolgreich abgeschlossen wurde. Hierbei wurden in unserem Falle Kontrollreports vor und nach der Umstellung verglichen. In den letzten Umstellungsprojekten leistete uns dabei das „Data Transition Validation Tool“ (DTVT) gute Dienste. Hinter dem DTVT verbirgt sich eine Komponente des SAP S/4HANA Readiness Checks. Dabei werden Reports aus verschiedenen Bereichen ausgeliefert:

Im Folgenden einige Hauptfunktionen und Aufgaben des DTVT zusammengefasst:

1. Validierung von Datenmapping und -transformation: Das Tool überprüft das Mapping der Daten zwischen den SAP ECC und SAP S/4HANA Strukturen, um sicherzustellen, dass die Daten gemäß definierter Regeln transformiert werden.
2. Datenkonsistenz und -integrität: Es validiert die Konsistenz und Integrität der migrierten Daten, indem es sicherstellt, dass referenzielle Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Datenelementen beibehalten werden.
3. Vollständigkeit der Datenmigration: Das DTVT prüft, ob alle erforderlichen Daten korrekt migriert wurden und ob Datenverluste oder -inkonsistenzen vorliegen.
4. Performance-Optimierung: Es unterstützt die Identifizierung von Datenmigrationsprozessen, die optimiert werden können, um die Leistung der Datenmigration zu verbessern und die Downtime noch weiter zu minimieren.
5. Protokollierung und Berichterstattung: Das Tool bietet umfangreiche Protokollierungs- und Berichtsfunktionen, um den Status der Datenmigration zu dokumentieren und potenzielle Problembereiche zu identifizieren, die behoben werden müssen.

Unsere Beraterin Barbara Lang hält fest:

„Das Data Transition Validation Tool ist entscheidend für den Erfolg eines Umstellungsprojekts. Durch die Verwendung dieses Tools können wir sicherstellen, dass Daten korrekt und zuverlässig in das neue System überführt werden, was wiederum die Geschäftskontinuität und -effizienz unterstützt.“

Nicht zu unterschätzen: Erfolge feiern!

Einer der wichtigsten und definitiv nicht zu unterschätzenden Punkte in der Cutover-Planung war die Kommunikation über den erfolgreich erfolgten GoLive. Diese Aufgabe war einem unserer Geschäftsführer, Lorenz Juen, zugeteilt – und sie erfüllte ihn mit besonderer Freude, als es so weit war.

Es war vollbracht, die Umstellung war vollzogen und wir hatten bei der Weihnachtsfeier zusätzlich etwas zu feiern. Und das mit gutem Grund, schließlich steckte bis hierher bereits jede Menge Hirnschmalz, Zeit und Energie in diesem für uns so strategisch wichtigen Projekt. Zwar standen in der in der ersten Woche des GoLives noch ein paar Nacharbeiten auf der Agenda, aber bis auf ein paar Kleinigkeiten lief alles reibungslos.

Nur ein Punkt blieb offen: ein Grillfest für das Team im Garten von Lorenz. Aber nachdem das so kurz vor Weihnachten dafür wohl sowieso nicht die beste Zeit für ein solches Ansinnen war, hatten wir noch ein halbes Jahr mehr Vorfreude, bis der Sommer kommt.

Interessiert an allen Episoden zum SAP S/4HANA Migration bei SRB? Lesen Sie hier den ersten Beitrag zu den Phasen „Discover“ und „Prepare“ und hier den zweiten Beitrag zu den Phasen „Explore“ und „Realize“.