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Unser Umzug auf SAP S/4HANA war eine spannende Reise. Und nachdem wir das Ziel erreicht hatten, stand genießen an. Soweit man das bei SAP sagen kann. Denn in der Run-Phase schöpft man aus dem, was man vorher an Zeit und Aufwand investiert hat. Hier ein paar Tipps.

Wunderbar. Wir waren am Ziel, das System deployed, die Daten migriert. Die intensive Vorarbeit und das Testen hatten sich ausgezahlt. Bis auf ein paar Kleinigkeiten lief alles wie am Schnürchen! Daher hier für die letzte Phase unserer Reise ein paar allgemeine Informationen und Tipps, die wir Ihnen auf den Weg geben wollen.

Run-Phase – welche Punkte zu beachten sind

Überprüfung der Systemstabilität:

• Kontinuierliches Monitoring der System-Performance, Fehler und Ausfallzeiten
• Identifizierung und Behebung von Engpässen oder Schwachstellen

 Optimierung der Prozesse:

• Analyse der tatsächlichen Nutzung und Abläufe im produktiven Betrieb
• Anpassung und Feinabstimmung der Geschäftsprozesse und Benutzeroberflächen
• Einbindung des Feedbacks von Endanwender:innen

 Weiterentwicklung der Lösungsarchitektur:

• Überprüfung der Skalierbarkeit und Erweiterbarkeit der Lösung
• Integration zusätzlicher Funktionen und Erweiterungen
• Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen

 Sicherstellung der Compliance:

• Kontinuierliche Überprüfung der Einhaltung von Compliance-Richtlinien
• Umsetzung neuer regulatorischer Anforderungen
• Durchführung von Audits und Zertifizierungen

 Wissensmanagement und Schulungen:

• Dokumentation der Lösung und Prozesse
• Regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen für Anwender:innen
• Aufbau von internem Know-how und Expertise

 Kontinuierliches Verbesserungsmanagement:

• Erfassung und Priorisierung von Verbesserungsvorschlägen
• Umsetzung von Optimierungen und Weiterentwicklungen
• Einbindung des Feedbacks von Anwendern und Stakeholdern

 Betriebsmodell und Supportstrukturen:

• Anpassung des Betriebsmodells an die neuen Anforderungen
• Aufbau geeigneter Support- und Eskalationsprozesse
• Koordination zwischen IT-Betrieb, Fachbereichen und externen Dienstleistern

Die kontinuierliche Überwachung, Optimierung und Weiterentwicklung der SAP S/4HANA Lösung sind entscheidend, um den vollen Nutzen der Investition zu realisieren und die Akzeptanz bei den Anwender:innen sicherzustellen. Denn die Konvertierung ist noch nicht das Ende. Mit verschiedenen Innovationsprojekten geht es immer weiter hin zum Digital Core.

Da sich einige der Themen der Run Phase auch mit der Nachprojektphase überschneiden, haben wir uns in dem Beitrag dazu entschlossen sie nicht zu trennen. Nachfolgend deshalb noch einige zusätzliche Themen die sowohl in der Run Phase als auch in der Nachprojektphase im Zuge einer SAP S/4HANA Einführung gegebenenfalls zu betrachten sind:

Settlement Management / Bonusabwicklung in SAP S/4HANA

In SAP S/4HANA wurde die Bonusabwicklung grundlegend überarbeitet und vereinfacht. Zentrale Änderungen sind:

• Integrierte Prozesse: Die Bonusprogramme sind nun nahtlos in die Kernprozesse von S/4HANA integriert. Dies ermöglicht eine durchgängige Verarbeitung von Bonusinformationen über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg.
• Flexiblere Konfiguration: Die Bonuslogik lässt sich in S/4HANA deutlich flexibler konfigurieren. Unternehmen können individuelle Regeln, Berechnungen und Auszahlungsmodalitäten definieren, um maßgeschneiderte Bonusprogramme umzusetzen.
• Echtzeit-Auswertungen: Durch die Nutzung der HANA-Technologie können Bonusinformationen in Echtzeit ausgewertet und visualisiert werden. Dies ermöglicht ein besseres Monitoring und eine schnellere Reaktion auf Marktveränderungen.
• Verbesserte Compliance: Die Bonusabwicklung in S/4HANA berücksichtigt aktuelle regulatorische Anforderungen und Compliance-Richtlinien besser als die Vorgängerlösung.

Um diese Vorteile ausschöpfen zu können, sind bei der Umstellung auf SAP S/4HANA folgende Punkte zu beachten:

• Anpassung bestehender Prozesse: Unternehmen müssen ihre bestehenden Bonusprogramme und -prozesse sorgfältig analysieren und an die neuen Möglichkeiten in SAP S/4HANA anpassen. Dies erfordert oft eine Überarbeitung von Geschäftsregeln und Datenstrukturen.
• Datenübernahme und -bereinigung: Die Übernahme bestehender Bonusdaten in SAP S/4HANA muss sorgfältig geplant und durchgeführt werden. Oft ist eine Bereinigung und Harmonisierung der Daten erforderlich. Migrieren Sie die Bonusabwicklung schrittweise in SAP S/4HANA. Testen Sie die neue Lösung sorgfältig, bevor Sie sie produktiv nehmen.
• Mitarbeitereinbindung: Die Umstellung auf die neue Bonusabwicklung hat erhebliche Auswirkungen auf Mitarbeiter:innen. Frühzeitige Einbindung und Schulung sind entscheidend für eine erfolgreiche Einführung.
• Testkonzept und Qualitätssicherung: Umfangreiche Tests der neuen Bonusprozesse sind notwendig, um Fehler zu vermeiden und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben sicherzustellen.
• Kontinuierliche Optimierung: Passen Sie die Bonuslogik in SAP S/4HANA laufend an sich ändernde Anforderungen an. Nutzen Sie die Flexibilität der neuen Lösung.

Insgesamt bietet die Bonusabwicklung in SAP S/4HANA erhebliche Verbesserungen gegenüber älteren ERP-Lösungen. Mit der richtigen Vorbereitung und Umsetzung können Unternehmen von den Vorteilen profitieren.

Credit Management (FSCM)

FSCM (Financial Supply Chain Management) ist eine integrierte Lösung in SAP S/4HANA, die das Kreditmanagement vereinfacht und optimiert. Es bietet erweiterte Funktionen zu Bonitätsprüfung, Kreditlimitverwaltung, Mahnwesen und Inkasso. FSCM ist eng mit anderen Modulen wie Finanzbuchhaltung, Vertrieb und Materialwirtschaft verknüpft, was eine ganzheitliche Sicht auf den Finanzkreislauf ermöglicht.

Zentrale Funktionen:

• Automatisierte Bonitätsprüfung: Integrierte Anbindung an externe Kreditauskünfte für schnelle Bonitätsauskünfte
• Erweiterte Kreditlimitverwaltung: Dynamische Anpassung von Kreditlimits basierend auf Finanzkennzahlen und Transaktionsverlauf
• Verbessertes Mahnwesen: Automatisierte Mahnläufe, Eskalationsszenarien und Inkassosteuerung
• Reporting und Analysen: Integrierte Dashboards und Berichte für ein umfassendes Kreditmanagement

 Umstellungsaspekte:

• Anpassung bestehender Geschäftsprozesse: Überprüfung und Anpassung von Prozessen wie Bonitätsprüfung, Kreditlimitvergabe und Mahnwesen
• Datenmigration: Überführung bestehender Kreditdaten in die neue FSCM-Struktur
• Systemintegration: Abstimmung und Anbindung von FSCM an andere relevante Systeme (z.B. Finanzbuchhaltung, CRM)
• Schulung und Change Management: Umfassende Schulung der Mitarbeiter:innen und Begleitung des Änderungsprozesses
• Customizing und Anpassungen: Anpassung der FSCM-Konfiguration an unternehmensspezifische Anforderungen

 Vorteile für Unternehmen:

• Erhöhte Transparenz und Kontrolle im Kreditmanagement
• Verbesserte Liquidität durch effizienteres Forderungsmanagement
• Reduzierter manueller Aufwand durch Automatisierung
• Bessere Entscheidungsgrundlagen durch integrierte Analysen
• Stärkere Verzahnung mit anderen Unternehmensbereichen

Zusammenfassend bietet FSCM in SAP S/4HANA ein leistungsfähiges und integriertes Kreditmanagement-Tool, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Finanzprozesse zu optimieren und die Liquidität zu verbessern. Bei der Umstellung sind jedoch sorgfältige Planung, Anpassung der Geschäftsprozesse und ein effektives Change Management erforderlich, um die vollen Vorteile der Lösung auszuschöpfen.

Intrastat

Die Intrastat-Meldung in SAP S/4HANA hat sich im Vergleich zu älteren SAP ERP-Systemen grundlegend geändert. Deshalb ist es wichtig, die Neuerungen und die damit verbundenen Herausforderungen bei der Umstellung zu verstehen.

Wichtige Änderungen sind:

• Vereinfachung der Architektur: Die bisherigen Transaktionen für die Intrastat-Abwicklung (z.B. VI91, VI92) sind obsolet. Stattdessen erfolgt die Meldung über die App „Manage Intrastat Declarations“.
• Stammdatenpflege: Die Pflege von Intrastat-relevanten Stammdaten, wie z.B. Warennummern und Ursprungsland, erfolgt nun im zentralen Stammdatenmanagement mittels einer Fiori App.
• Vereinfachte Korrekturmöglichkeiten: Fehlerhafte Meldungen können direkt in der App korrigiert und neu gemeldet werden.
• Echtzeit-Reporting: Durch die direkte Integration der Intrastat-Funktionalität in S/4HANA können Intrastat-Meldungen in Echtzeit erstellt und übermittelt werden. Dies verbessert die Datenqualität und ermöglicht eine zeitnahe Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen.
• Erweitertes Datenmodell: Das Datenmodell für die Intrastat-Abwicklung wurde erweitert und optimiert. Es umfasst nun zusätzliche Felder und Merkmale, die für die Intrastat-Meldungen relevant sind. Bei der Umstellung müssen die Datenstrukturen entsprechend angepasst und migriert werden.
• Konfiguration und Customizing: Die Konfiguration und das Customizing der Intrastat-Abwicklung erfolgen direkt in SAP S/4HANA. Es ist wichtig, die neuen Einstellungsmöglichkeiten und Parameter zu verstehen und entsprechend den Anforderungen des Unternehmens zu konfigurieren.
• Integration mit anderen Modulen: Die Intrastat-Abwicklung ist eng mit anderen Modulen wie Vertrieb, Einkauf und Logistik verknüpft. Bei der Umstellung müssen die Schnittstellen und Abhängigkeiten zu diesen Modulen berücksichtigt und getestet werden, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten.
• Schulung und Change Management: Die Umstellung auf die neue Intrastat-Abwicklung erfordert eine entsprechende Schulung der Mitarbeiter:innen in den betroffenen Abteilungen. Es ist wichtig, ein effektives Change Management durchzuführen, um die Akzeptanz und das Verständnis für die neuen Prozesse und Funktionalitäten sicherzustellen.
• Testphase und Validierung: Vor der produktiven Umstellung sollte eine gründliche Testphase durchgeführt werden, um die korrekte Funktionsweise der neuen Intrastat-Abwicklung zu validieren. Dabei sollten reale Geschäftsprozesse und Szenarien abgedeckt werden, um mögliche Fehler oder Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
• Gesetzliche Anforderungen: Die Intrastat-Abwicklung unterliegt gesetzlichen Anforderungen und Regelungen. Es ist wichtig, die aktuellen Vorschriften zu kennen und sicherzustellen, dass die Konfiguration und die generierten Meldungen den rechtlichen Vorgaben entsprechen.

Die Kernfrage, die sich bei diesen Änderungen stellt: Welche Herausforderungen gibt es dazu bei der Umstellung?

• Datenmigration: Die historischen Intrastat-Daten müssen in das neue Datenmodell migriert werden.
• Anpassung von Prozessen: Bestehende Prozesse zur Intrastat-Meldung müssen an die neue Architektur angepasst werden.
• Schulung der User: Die Anwender:innen müssen in der Nutzung der neuen App geschult werden.
• Integration mit anderen Systemen: Bestehende Schnittstellen zu anderen Systemen (z.B. Zollbehörden) müssen überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Ein paar Tipps und Hinweise, die es zu beachten gilt, damit alles reibungslos funktioniert, habe ich natürlich auch noch:

• Frühzeitige Planung: Die Umstellung sollte frühzeitig geplant und ausreichend Zeit für die Migration, Prozessanpassung und Schulung eingeplant werden.
• Datenqualität: Die Qualität der Stammdaten und Bewegungsdaten ist entscheidend für eine erfolgreiche Intrastat-Meldung.
• Testphase: Vor dem Go-Live sollte eine Testphase durchgeführt werden, um die korrekte Funktionsweise der Intrastat-Meldung zu gewährleisten.
• Monitoring: Nach der Umstellung sollte die Intrastat-Meldung regelmäßig überwacht werden, um Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

S/4 Embedded Analytics

S/4 Embedded Analytics ist ein neues Reporting-Gesamtkonzept in SAP S/4HANA und ist sozusagen der Nachfolger der angestaubten SAP Report Painter Berichte. Dabei profitiert man einerseits von der schnellen HANA-Datenbank und andererseits von der neuen Fiori-Oberfläche. Ausgehend von den SAP S/4HANA Basis-Tabellen wird ein virtuelles Datenmodell (VDM) über CDS-Views bereitgestellt. Die Auswertungen erfolgen dadurch Live auf der Datenbank und müssen nicht wie in einem Datawarehouse wie SAP BW gesondert persistiert werden.

Für die meisten Anwendungszwecke werden schon entsprechende Views im Standard bereitgestellt. User:innen können sich aber auch eigene Auswertungen entweder manuell über die Modellierungswerkzeuge von Eclipse oder mittels Fiori App erstellen.

Die Darstellung der Reports kann dann entweder über analytische Fiori Apps oder über die SAP Analytics Cloud für komplexere Auswertungen erfolgen, welche jedoch bei On-Premise-Systemen gesondert lizensiert werden muss. Ansonsten sind für S/4 Embedded Analytics keine gesonderten Lizenzen notwendig. 

Eine wichtige Frage, die sich in diesem Zusammenhang damit stellt: Wird ein DWH wie SAP BW obsolet? Die Antwort: Nicht ganz. Gewisse Anforderungen machen ein DWH wie SAP BW oder SAP Datasphere weiterhin notwendig. Beispiele hierfür wären die Verknüpfung unterschiedlichster Datenquellen aus anderen Systemen (SAP / Non-SAP) oder wenn Snapshots / eingefrorene Datenbestände bzw. aufwändige ETL / Transformationsprozesse notwendig sind.

Embedded Analytics ist nicht das einzige Highlight im Finance Bereich. SAPs Vision der Finance Transformation enthält weitaus mehr. Es würde den Rahmen hier allerdings sprengen. Von der täglichen Routine bis hin zur Unterstützung von Wachstum und zukunftsgerichteten Erkenntnissen ist alles abgedeckt.

EWM / Advanced EWM

SAP Extended Warehouse Management (EWM)

EWM war ursprünglich ein eigenes Modul innerhalb der SAP Supply Chain Management (SCM) Suite und ist auf einer eigenen Maschine gelaufen, die per Schnittstelle mit einem SAP R/3-System oder einem anderen ERP verbunden war. Mit der Umstellung auf SAP S/4HANA wurde das EWM mit sämtlichen Funktionen ins ERP gezogen. Was sich nicht geändert hat: Das Modul selbst kommuniziert immer noch mit den restlichen ERP-Modulen per interner Schnittstelle. Das heißt beispielsweise, dass der Materialstamm in einer eigenen Transaktion zu pflegen ist und Lieferungen für alle Warenein- und ausgänge benötigt werden.

Während technisch sämtliche Funktionen auch in SAP S/4HANA enthalten sind, ist EWM lizenztechnisch in Basic EWM und Advanced EWM unterteilt. Während Basic EWM in der Lizenz für die SAP Business Suite integriert ist, muss Advanced EWM extra lizenziert werden. Basic EWM enthält alle grundlegenden Lagerfunktionen, Advanced EWM darüber hinaus unter anderem folgende, zusätzliche Funktionen:

• Cross Docking
• Yard Management
• Labor Management
• Warehouse Automation (MFS)
• Slotting
• Value Added Services/Kitting

Warehouse Management & Stock Room Management

Während EWM das strategische Produkt für die Lagerverwaltung in SAP S/4HANA ist, war ursprünglich geplant, Warehouse Management (WM) mit Ende 2025 auslaufen zu lassen (siehe Compatibility Mode Matrix in den Hinweisen 2269324 und 2270211). Vermutlich auf die Intervention mehrerer Kund:innen hin, hat SAP diese Entscheidung mittlerweile revidiert. WM läuft deshalb zwar weiterhin aus, wird jedoch durch das Modul Stock Room Management ersetzt. Dieses beinhaltet dieselben Funktionen seines Vorgängers mit Ausnahme von:

• Task & Resource Management (WM-TRM)
• Warehouse Control Unit Interface (WM-LSR)
• Value Added Service (WM-VAS)
• Yard Management (WM-YM)
• Cross-Docking (WM-CD)
• Wave Management (WM-TFM-CP)
• dezentrales WM (WM-DWM)

Dabei handelt es sich also größtenteils um jene Funktionen, die in EWM extra lizenziert werden müssten. Für die grundlegende Lagerverwaltung in SAP S/4HANA bedeutet dies, dass zwischen WM und EWM zu wählen ist. Zu beachten allerdings ist, dass SAP klar kommuniziert, dass es für WM bzw. Stock Room Management keine Neuentwicklungen gibt bzw. geben wird und EWM das strategische Produkt ist. Stock Room Management ist daher für Bestandskunden mit WM gedacht, damit diese einfacher auf SAP S/4HANA migrieren können und ihre bestehenden WM-Lösungen auch über 2025 hinaus nutzen können.

Zusätzlich muss erwähnt werden, dass WM zwar weiterhin genutzt werden kann, dies aber nicht für andere eng verzahnte Module gilt. Allen voran ist hier die Transportkomponente LE-TRA zu nennen, die weiterhin 2025 ausläuft und durch die Basic-Shipping-Lösung im SAP S/4HANA abgelöst wird.

Advanced ATP (aATP) – Intelligente Auftragsbestätigung

Als wichtiger und integraler Bestandteil des Auftragserfüllungsprozesses bietet SAP S/4HANA aATP genaue und zuverlässige Auftragsbestätigungsdaten unter Berücksichtigung des relevanten Bestands in Echtzeit. Gleichzeitig werden dabei die Geschäftsprioritäten und Rentabilitätsziele des Unternehmens berücksichtigt.

Fiori im Vertrieb

In der gelernten SAP-Praxis wird mehrheitlich noch im SAP GUI mit wohlbekannten Transaktionen gearbeitet. Einfache Beispiele in unserem Blogbeitrag zeigen: Die Apps sind im Anmarsch die Ablöse anzutreten. Mit im Gepäck: Spürbare Vorteile. Inwieweit sie sich durchsetzen und welche genau übrigbleiben, das wird die Zukunft zeigen.

SAP Production Engineering and Operations (PEO)

Im Nachgang ist es auch möglich das Extended PEO einzuführen. Bei uns selbst war das nicht notwendig. Dennoch darf es hier in der Aufzählung nicht fehlen. SAP PEO ist ein durchgängiger Prozess von der Produktentwicklung bis zur Fertigungsdurchführung, der folgende Funktionalitäten umfasst: einheitliche Datenstruktur der Konstruktions- und Fertigungsdaten, einheitliches und übergreifendes Change Management und detaillierte Fertigungssteuerung und -überwachung.

Vorteile sind unter anderem, dass man mehr Möglichkeiten hat, um den Fertigungsprozess transparenter darzustellen, sowie eine detaillierte Steuerung, bessere Abbildung von komplexe Baugruppen und die Möglichkeit unterschiedlicher Stammdatenstrukturen bekommt. Zu beachten ist allerdings, dass es noch nicht ganz ausgereift ist und die Lizenzkosten je Basis-User zu entrichten sind.

Intelligent Asset Management

Themen wie Predictive Maintenance & Service dürfen wir hier ebenfalls nicht vergessen. Auf Basis von Sensordaten werden hierbei Aussagen über Wartungsaktivitäten getroffen.

In unserem Blogbereich „Instandhaltung“ finden Sie mehr darüber.

Eine spannende Reise geht zu Ende

Was also lässt sich abschließend festhalten? Was haben wir von dieser Reise zu SAP S/4 HANA mitgenommen, was gelernt?

Essenziell für den Erfolg ist es, alle betroffenen Personen von Anfang an ins Boot zu holen und sich ein genaues Bild von der aktuellen und der gewünschten Situation zu machen. Auch wir haben die Chance genutzt und sind einige Altlasten losgeworden oder haben etwas verbessert.

Ebenfalls ist es von Vorteil, sich vorher bereits ein Bild davon zu machen, wo es in Zukunft hingehen soll und mit dieser Vision vor Augen klare Entscheidungen trifft, wo man am besten gleich investiert und wo man sich noch Zeit lassen kann oder sogar sollte.

Viel Zeit haben wir in die Vorbereitungen und Details gesteckt. Das hat sich am Ende ausgezahlt. Wer also selbst vor einer SAP S/4HANA Umstellung steht, sollte das bedenken.

Und nicht zuletzt dürfen wir uns auch ein wenig auf die eigenen Schultern klopfen. Wir waren mit unserer Truppe wirklich sehr gut aufgestellt. Unser ganzes Expert:innen-Wissen, das wir in dieses Projekt gelegt hatten, konnten wir voll ausschöpfen und damit die Umstellung für alle so angenehm wie möglich machen. Mit den richtigen Leuten an den richtigen Stellen steht einer reibungslosen Konvertierung also nichts im Wege. Auch das sollten Sie bedenken. Und wenn es wäre: Wir sind gerne für Sie erreichbar 😉.

Interessiert an allen Episoden zum SAP S/4HANA Migration bei SRB?  Finden Sie hier alle bereits veröffentlichten Beiträge zu folgenden Phasen